W działach kadrowo-płacowych dużych firm często zatrudnionych jest nawet kilkanaście osób. Powodem jest fakt, iż jest to tematyka z jednej strony trudna i skomplikowana, z drugiej zaś zajmowanie się kwestiami kadrowo-płacowymi pociąga za sobą dużą odpowiedzialność. Jakie wyzwania oraz problemy można napotkać w kontekście prowadzenia kadr i płac w każdej firmie?

Ochrona danych i sprawy pracownicze

W 2018 dużo mówiło się o RODO, które obliguje pracodawców do szczególnej ochrony danych osobowych. Wyciek tychże danych może narazić firmę na kary finansowe, dlatego wielu pracodawców zdecydowało się zakupić profesjonalne programy do ochrony danych poufnych. Niemniej jednak wciąż figurują one w dokumentacji papierowej, za którą pełną odpowiedzialność ponosi osoba zajmująca się sprawami pracowniczymi. Wśród tychże kwestii wymienia się również naliczanie wynagrodzeń, ustalanie czasu pracy czy skierowania pracowników na badania lub szkolenia BHP. Wszystkie tego rodzaju sprawy uregulowane zostały w przepisach, między innymi w Kodeksie Pracy. Dlatego też osoba zajmująca się kadrami oraz płacami musi doskonale znać obowiązujące przepisy.

Zobowiązanie wobec ZUS i US

W kontekście wynagrodzeń dla pracowników czy też zasiłków wypłacanych przez pracodawcę, bardzo ważne jest odpowiednie obliczanie składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy. ZUS oraz Urząd Skarbowy to instytucje, które pieczołowicie dochodzą swoich należności, zatem ich nieuregulowanie lub uregulowanie w nieodpowiedniej wysokości skutkować może karą finansową dla firmy, koniecznością zapłaty odsetek czy nawet odpowiedzialnością karną, choć ma to miejsce zwykle w skrajnych przypadkach, na przykład gdy zobowiązania w ogóle nie są regulowane. Należy mieć na uwadze, że ZUS często przeprowadza wyrywkowe kontrole – nie potrzebuje do tego zgłoszenia ani podejrzeń, że firma nie płaci składek w odpowiedniej wysokości.

Wiedza i umiejętności

Prowadzenie kadr i płac wymaga dużej wiedzy teoretycznej oraz umiejętności praktycznych. Wszelkie podejmowane działania mogą bowiem rodzić konsekwencje zarówno dla firmy, jak i dla pracowników. Do tego zachodzi konieczność śledzenia wszelkich zmian w przepisach podatkowych oraz w prawie pracy. Jak sobie z tym poradzić? Z jednej strony można postawić na studia z zakresu kadr i płac, jednak cykl kształcenia jest bardzo długi. Dodatkowo studia dają głównie wiedzę teoretyczną, która nie jest podparta praktyką. Dobrze więc na bieżąco śledzić artykuły branżowe oraz informacje pojawiające się na portalach przeznaczonych dla księgowych i kadrowych. Osoby, które chciałyby poszerzyć i usystematyzować posiadaną wiedzę, mogą również odbyć szkolenie z zakresu kadr i płac. Z jego szczegółową ofertą można zapoznać się na stronie https://akademiawuk.pl/kadry-i-place/. Kurs odbywa się w systemie zdalnym i porusza tematy, które najczęściej spotykane są w codziennej pracy działu kadr i płac. Uczestnicy zdobywają więc wiedzę na temat prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ustalania czasu pracy czy wyliczania urlopów. Następnie dowiedzą się oni wszystkiego na temat wynagrodzeń, sposobów ich naliczania, zasad ustalania wypłaty zasiłków i innego rodzaju świadczeń. Bardzo ważnym elementem kursu jest moduł poświęcony zagadnieniom z zakresu obliczania zobowiązań wobec ZUS oraz fiskusa. Dzięki temu uczestnicy kursu zdobywają doskonałe przygotowanie do pracy w dziale kadr i płac. Dobrze więc zawczasu zainwestować w dużą dawkę wiedzy, niż borykać się problemami, które na co dzień występują w pracy kadrowca.